ERPw Viajes y Gastos
Travel to Reimburse / Viajes y gastos
ProductivoEste módulo está pensado para empresas donde el gasto de viaje se controla hoy con correos, formatos y hojas de cálculo, y donde nadie sabe cuánto se comprometió hasta que llega la comprobación semanas después.
Beneficios para tu empresa:
- Aplica la política de viaje antes de autorizar, no después de gastar.
- Consulta la disponibilidad presupuestal en el momento de la solicitud.
- Deja el anticipo, la comprobación y la devolución en un solo expediente.
- Genera el pago al colaborador y su póliza contable sin captura doble.
Descripción comercial
Cubre el ciclo Travel to Reimburse completo: quien viaja levanta su solicitud, el sistema la contrasta contra la política vigente y contra el presupuesto del centro de costo, la autorización corre por una bandeja de aprobaciones con archivo de lo autorizado, el anticipo se paga, los gastos se comprueban con su archivo, y la liquidación determina si hay reembolso o devolución. Si un viaje se cancela, queda cancelado con motivo y con el anticipo resuelto, no en el aire.
Descripción técnica
Opera sobre el mismo núcleo de ERPw, de modo que el colaborador que viaja es el empleado de capital humano, el centro de costo es el de contabilidad y el pago es un pago a empleado con su reversa cuando procede. Las reglas de quién puede ver, editar y autorizar cada documento están en el sistema: solo quien viaja edita su borrador, y la autorización vive en el flujo de aprobaciones corporativo.
Capacidades clave
- Solicitudes de viaje con flujo propio por estado
- Políticas de viaje versionadas y aplicables por perfil
- Consulta de disponibilidad presupuestal antes de autorizar
- Bandeja de aprobaciones y archivo de autorizaciones
- Anticipos y pagos a empleados, con reversa del pago
- Reportes de gastos con comprobante archivado por partida
- Liquidación con reembolso o devolución al colaborador
- Conciliación del viaje y cierre del expediente
- Cancelación con motivo y resolución del anticipo pagado
- Póliza contable y ajustes de nómina derivados del gasto
Integraciones
Se apoya en capital humano para el empleado, su jefe directo y su cuenta de depósito, en presupuestos para la disponibilidad del centro de costo, en finanzas para el pago y su reversa, en contabilidad para la póliza del gasto y en el flujo de aprobaciones corporativo para la autorización. Documental guarda los comprobantes que sustentan cada partida.
